L’asbl SAFPA (appelée SAFPA ci-après) a adopté une politique de confidentialité stricte car le SAFPA prend la vie privée de ses clients, fournisseurs et prospects (appelé Tiers ci-après) très au sérieux et traite ces informations personnelles avec soin.

Cette politique de confidentialité, qui concerne le site Internet du SAFPA (www.safpa.be ou autre site à venir) l’échange de courriers et de mails dans le cadre des activités commerciales du SAFPA et l’acquisition de données personnelles dans le cadre de mailings commerciaux explique comment le SAFPA traite les informations des tiers.

Cette politique de confidentialité est conforme à la nouvelle législation européenne RGPD sur le traitement et la protection des données personnelles et s’applique à toutes les données personnelles obtenues par les sites du SAFPA ou par toute autre source d’acquisition d’information que le SAFPA utilise.

Le tiers doit savoir que le SAFPA n’est pas responsable des politiques de confidentialité des sites et sources qui sont hébergées sur les différents serveurs du SAFPA. Cette responsabilité dépend du commanditaire du site en question.

Le SAFPA respecte la vie privée de tous les utilisateurs de ses sites et veille à ce que les informations personnelles que le tiers fournit soient traitées de manière confidentielle.

UTILISATION DE L’INFORMATION COLLECTEE

Les données personnelles des tiers sont traitées par le SAFPA aux fins suivantes :

Gestion administrative selon les obligations légales d’une comptabilité d’une société
Communication entre le SAFPA et ses clients/fournisseurs et prospects
Gestion des mailings liés aux activités du SAFPA

GESTION ADMINISTRATIVES SELON LES OBLIGATIONS LEGALES

Lorsque le tiers échange ses données lors d’une transaction commerciale ou en rapport aux activités commerciales du SAFPA, le SAFPA demande de fournir des informations personnelles.

Le SAFPA peut demander aux tiers de manière directe ou indirecte (via les documents fournis par des tiers : extraits bancaires de ses banques, site internet du client ou informations fournies par le tiers sur les réseaux sociaux) les données personnelles suivantes : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, langue, numéro d’entreprise (si le tiers en possède), type d’activité, numéro de compte bancaire et adresse mail du tiers ou d’un département ou d’une personne travaillant chez ce tiers.

Les données sont utilisées pour offrir le meilleur service et sont stockées dans des applications commerciales et comptables sur des serveurs sécurisés du SAFPA.

Ces données ne seront jamais combinées avec d’autres données personnelles concernant le tiers qu’elle qu’en soit la provenance.

Elles sont conservées pour une durée de 10 ans.

Certaines de ces données (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et adresse mail) sont, selon les cas et avec l’accord du tiers, échangées avec les fournisseurs du SAFPA.

COMMUNICATION ENTRE LE SAFPA ET SES CLIENTS / FOURNISSEURS / PROSPECTS

Lorsque le tiers envoie un e-mail ou d’autres messages au SAFPA (mails, lettres, CV…), le SAFPA peut conserver ces messages.

Parfois, le SAFPA demande des détails personnels qui sont pertinents car liés à la situation en question.

Les données personnelles que le SAFPA peut demander pour traiter les questions et répondre aux demandes du tiers sont : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, langue et adresse mail, mot de passe.

Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés du SAFPA ou sur des serveurs d’un tiers. Ces informations ne seront jamais combinées avec d’autres données personnelles concernant le tiers qu’elle qu’en soit la provenance.

GESTION DES MAILINGS COMMERCIAUX LIES AUX ACTIVITES du SAFPA

Lorsque le tiers donne ses données personnelles pour être informé des activités commerciales du SAFPA, le tiers accepte que celles-ci soient exploitées pour l’envoi de courrier et/ou d’e-mail liés aux différents départements du SAFPA.

Les données personnelles que le SAFPA peut demander pour traiter les souhaits du tiers de suivre les activités du SAFPA sont ; nom, prénom, numéro de téléphone, type d’activité, adresse, langue, nombre de personnes occupées, l’intérêt pour un ou plusieurs départements du SAFPA et adresse mail.

Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés du SAFPA ou sur des serveurs d’un tiers.

Certaines de ces données peuvent être uniquement combinées à l’historique commercial du tiers au SAFPA afin de finaliser au mieux une communication efficace.

Les données récoltées dans le cadre de l’intérêt du tiers pour les activités commerciales du SAFPA ne seront jamais échangées avec un tiers. Les données personnelles du tiers ne seront utilisées que par le SAFPA.

Lors de chaque envoi de courrier ou d’email, le tiers a toujours la possibilité de désactiver ce service.

COOKIES

Le SAFPA utilise des cookies sur ses sites. Un cookie est un simple petit fichier qu’un site web stocke sur votre disque dur par le navigateur.

Les informations sont stockées dans un cookie.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les cookies par défaut, mais le tiers peut réinitialiser son navigateur pour refuser tous les cookies ou pour être informé quand un cookie est envoyé.

Toutefois, le fonctionnement correct de certaines fonctionnalités et certains services des sites peuvent être perturbés si les cookies sont désactivés dans le navigateur.

OBJECTIFS

Afin de faire fonctionner ses différents services et pour communiquer avec les tiers, le SAFPA ne collecte et n’utilise aucune d’information à d’autres fins que celles décrites dans la présente Politique de Confidentialité, à moins que le SAFPA n’ait obtenu le consentement du tiers à l’avance.

DIVULGATION A DES TIERS

Le SAFPA peut transmettre les informations que le tiers fournit et avec son accord, à d’autres tiers (fournisseurs service réparations externe, …) seulement si c’est nécessaire pour réaliser les objectifs décrits ci-dessus (acquisition de licence, garantie du matériel, service après-vente, démarche administrative pour l’obtention d’un boiter fiscal, …)

Dans certains cas, les informations peuvent être partagées en interne, les employés du SAFPA sont tenus de respecter la confidentialité des données personnelles du tiers.

Le SAFPA ne transmet jamais de données personnelles à d’autres parties avec qui le SAFPA n’a pas conclu d’accord de traitement. Si cela devait être le cas, les dispositions nécessaires seront prises avec ces parties pour assurer la sécurité des données personnelles.

Le SAFPA peut également partager des données personnelles avec l’administration TVA, le SPF Finances ou tout autre organisme fédérale, régionale ou communale dans le cadre d’obligations administratives bien précises (listing annuel TVA, …).

Le SAFPA ne fournit pas de données personnelles à des parties situées en dehors de l’UE, sauf avec l’accord du tiers.

PROTECTION DES INFORMATIONS ET DUREE DE CONSERVATIONS DES DONNEES

Le SAFPA ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ou exigées par la loi.

Les données personnelles liées aux factures et à la comptabilité (échange de mails, échange de courrier, factures, bons de commande, bons de livraison, service après-vente, intervention sous garantie, …) sont conservées pendant 10 ans.

Les données personnelles obtenues dans le cadre d’une relation commerciale non aboutie (échange de mails, échange de courrier, …) pourront également être conservées pendant 10 ans.

Le tiers peut demander à consulter, à corriger ou à supprimer ses données personnelles, sauf pour les obligations légales liées au SAFPA.

Le SAFPA s’efforce de protéger au mieux les données personnelles des tiers en appliquant des mesures techniques et organisationnelles dont voici quelques exemples :

Toutes les personnes qui peuvent prendre connaissance des données personnelles des tiers au SAFPA (gérants, employés et sous-traitants) sont tenues de préserver leur confidentialité.
Le SAFPA utilise une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous ses systèmes.
Les données personnelles sont sauvegardées pour pouvoir récupérer des incidents physiques ou techniques.
Les employés, stagiaires et intérimaires que le SAFPA emploie, ont été informés de l’importance de la protection des données personnelles.

DROIT DE RECTIFICATION ET DE SUPPRESSION

Comme prévu par la législation sur la protection de la vie privée et indiqué dans le paragraphe précédent, le tiers peut toujours modifier / supprimer gratuitement ses données. Il lui suffit de prendre contact avec le SAFPA :

Service d’Aide aux Familles
et aux Personnes Agées
Rue du Palais 86/21 – 4800 Verviers
+32 87 29 20 00
rgpd@safpa.be

Afin de pouvoir vérifier l’identité du tiers, le SAFPA peut lui demander d’envoyer une copie de sa carte d’identité en rendant la photo invisible, le numéro de registre national invisible et en mentionnant qu’il s’agit d’une copie.

Lors de l’envoi d’emailings commerciaux, le tiers trouvera également au bas de chaque email la possibilité de modifier ses coordonnées ou de se désinscrire de la newsletter.

QUESTIONS ET COMMENTAIRES

Le SAFPA vérifie régulièrement si la politique de confidentialité est bien appliquée dans les différents départements.

Si le tiers a des questions à ce sujet ou souhaite exprimer une plainte concernant le traitement de ses données personnelles, il peut contacter :

Service d’Aide aux Familles
et aux Personnes Agées
Rue du Palais 86/21 – 4800 Verviers
+32 87 29 20 00
rgpd@safpa.be

Le tiers a également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée, un organe de contrôle indépendant qui veille à ce que les données à caractère personnel soient utilisées et sécurisées soigneusement, et que la vie privée future soit également garantie selon les règles de protection de la vie privée.

https://www.privacycommission.be/fr